Semnătura electronică: ce este, cum o poți obține și cum este utilizată
Probabil ai auzit de semnătura electronică, o variantă mai avansată, mai rapidă și mult mai sigură a semnăturii clasice, pe hârtie. Dacă nu știai până în prezent de această variantă, este timpul să te familiarizezi cu ea, căci este foarte utilă în diverse situații, mai ales dacă ești reprezentatul legal al unei entități juridice.
Ce este semnătura electronică
Așa cum am menționat mai sus, semnătura digitală (sau electronică, ambele variante sunt corecte și înseamnă același lucru) reprezintă varianta digitalizată a semnăturii clasice, cea pe care fiecare persoană o folosește pentru semnarea documentelor și actelor importante.
Este utilă în special companiilor, fiind utilizabilă mai ales în relația cu autoritățile publice (ANAF, CNAS, ONRC, SICAP etc.) atunci când trebuie depuse acte și alte documente semnate de reprezentantul legal al companie.
Există trei tipuri de semnătură digitală, după cum urmează:
- Semnătură electronică – are un nivel scăzut de încredere și se poate folosi pentru semnarea documentelor cu nivel scăzut de risc. În general, este reprezentată de datele de contact trecute în semnătura biometrică (făcută pe tabletă) sau pe cele dintr-un email.
- Semnătură electronică avansată – cu nivel mediu de încredere, ce poate fi folosită pentru semnarea documentelor din interiorul firmei (formulare, decontări, cereri de concediu, etc.)
- Semnătură electronică calificată – cea care se bazează pe un certificat digital calificat. Oferă un grad ridicat de încredere și este emisă în conformitate cu regulamentul European. Se poate utiliza pentru semnarea tuturor documentelor cu nivel ridicat de risc.
Cum poate fi obținută semnătura electronică
Semnătura electronică calificată poate fi achiziționată de pe platformele online care sunt autorizate să vândă această formă de semnătură. Este valabilă o perioadă delimitată de timp, precum un an valabilitate, doi, trei sau chiar mai mulți, în funcție de fiecare furnizor în parte.
Semnăturile electronice cu certificat digital calificat sunt recunoscute în Uniunea Europeană și în Statele Unite, precum și în toate statele care cunosc legislația europeană și / sau nord americană.
Este bine de reținut că procesul de semnare se activează prin introducerea utilizatorului și a parolei cunoscute numai de proprietar, la care se adaugă un cod unic care se primește prin sms, email sau prin aplicație pentru fiecare semnătura digitală generată. Prin urmare, nu există riscuri de utilizare.
Semnătura electronică pe contractele de muncă și actele adiționale
Am menționat în rândurile anterioare că semnătura digitală este de maximă utilitate pentru entități în relația cu autoritățile publice.
Pentru a nu pierde timp prețios stând la rând pentru depunerea actelor, firmele pot transmite electronic documentele solicitate. În acest sens, semnătura digitală calificată se dovedește a fi foarte utilă.
Este ideală pentru semnarea facturilor fiscale, a declarațiilor fiscale, raportărilor și a bilanțurilor contabile. De asemenea, semnătura electronică poate fi utilizată pe contractele de muncă, pe contractele încheiate cu furnizorii și partenerii, și pe actele adiționale. Are aceeași valoare legală pe care o are și semnătura clasică pe hârtie.
Important de reținut este că semnătura electronică se poate folosi pe orice tip de document electronic (pdf, word, ppt, excel).
Tot mai multe entități juridice optează pentru această variantă deoarece este echivalentă cu semnătura olografă și este mult mai sigură. În primul rând, pentru că orice document semnat electronic nu poate fi falsificat. Semnătura digitală calificată este singura care are valoare legală și poate fi verificată.
Spre deosebire de semnătura digitală, cea olografă (de mână) se poate imita și astfel poate fi falsificată.
În plus, semnătura digitală calificată se poate integra în programele de gestiune instalate în companie, ceea ce aduce beneficii în cadrul activităților de la birou.